Dicas para criar uma ordem de serviço para o seu negócio

Precisando de dicas para criar uma ordem de serviço para o seu negócio? Confira os principais pontos para observar ao criar uma ordem de serviço eficiente para o seu negócio e saiba como aplicá-los na prática.

Alinhar os processos internos com o que foi acordado com o cliente é um dos desafios que tem feito com que empresários e empreendedores tenham dores de cabeça no dia a dia das empresas. E a ordem de serviço pode ser um instrumento que auxilia nesse processo.

Atender as expectativas nas questões mais práticas é um grande diferencial que pode levar à fidelização do cliente e, por consequência, ao aumento do faturamento do seu negócio.

Por isso, entender qual a função e saber criar uma ordem de serviço corretamente e de forma eficiente é essencial e pode trazer bons resultados. Continue a leitura e saiba como!

Qual a função da ordem de serviço?

A ordem de serviço serve, resumidamente, para formalizar a prestação de serviço acordada entre a empresa e o cliente.

É o documento que dá o start no trabalho e deixa as partes cientes sobre o que será feito e como será dado andamento. 

Internamente, a ordem de serviço dá um panorama importante para o financeiro e para a gestão da empresa sobre como está a demanda, a capacidade de atendimento, a precificação, entre outros indicadores.

Isso é essencial para que a empresa possa se planejar e se organizar a médio e longo prazo, visando, especialmente, um crescimento sustentável. 

Entre as características que são encontradas em uma ordem de serviço, pode-se destacar os dados do cliente, a descrição do serviço e as informações sobre valores e datas.

Outra questão importante é que esse documento ainda é, muitas vezes, feito manualmente. Contudo, o mercado já disponibiliza opções de ordem de serviço online/digitais que oferecem mais agilidade, controle e eficiência. 

Como fazer uma ordem de serviço? 

Saber fazer uma ordem de serviço de maneira correta é um dos passos mais importantes para garantir sua efetividade. Por isso, ter clareza sobre cada campo que compõe o documento é primordial. 

Dentre os campos deste documento, os principais são: 

Informações do cliente

Aqui, devem constar as informações de contato e de identificação do cliente. No caso de pessoa física, nome, CPF, endereço, telefone, e-mail, contato de WhatsApp (se for diferente do telefone). 

No caso de prestação de serviços para pessoa jurídica, deve ter a razão social da empresa, nome fantasia, CNPJ, Inscrição Estadual ou Municipal, endereço, nome do funcionário que é o contato da empresa, email. 

Informações do prestador de serviço

Neste campo, é necessário constar os dados da empresa que prestará o serviço, no caso a sua. Apesar de parecer dispensável, é realmente importante que essas informações estejam presentes na ordem de serviço. 

Um dos fatores relacionados a isso é que, em geral, uma cópia da ordem de serviço pode ser disponibilizada ao cliente e, assim, em caso de dúvidas, ele pode entrar em contato diretamente com a empresa.  

Tipos de atividades contratadas

É preciso descrever quais os serviços que serão prestados ao cliente para que a equipe interna saiba o que precisa ser feito e também para que haja um alinhamento com o cliente sobre o que ele está contratando e, é claro, pelo que ele irá pagar. Atenção aqui: quanto mais detalhada for essa descrição, melhor para ambos!

Datas de solicitação e execução do serviço

Essa informação pode ter um impacto gigante no processo interno e também na satisfação do cliente se não inserida corretamente na ordem de serviço.

Isso acontece porque se o time interno não souber exatamente a data da solicitação e da execução do serviço, não ajustará a demanda e o serviço não será feito ou, se for, possivelmente será com atraso. 

Aprovações com assinatura

Não basta documentar: é preciso ter a assinatura dos envolvidos na ordem de serviço para comprovar que todos estão cientes do que foi acordado.

Essa é uma segurança tanto para a empresa, quanto para o cliente, e pode evitar problemas que podem surgir mesmo após a conclusão do serviço. 

Dicas para uma ordem de serviço eficiente

Além do preenchimento correto da ordem de serviço, seguir alguns passos ajudam a garantir a sua eficiência e, mais do que isso, aprimoram a prestação de serviços aos clientes. Entre essas dicas, as mais importantes são:

Padronize o processo

Para proporcionar confiança ao cliente e agilizar o processo interno, é crucial que a empresa padronize a ordem de serviço de acordo com a sua realidade.

A partir de um padrão, pode-se fazer ajustes e adequações que contemplem as particularidades da empresa.

Feito isso, o material deve ser compartilhado com os colaboradores para que todos conduzam da mesma forma.

Separe os detalhes mais importantes

A ordem de serviço deve ser preenchida por completo, mas, além disso, no campo de descrição do serviço, sugere-se inserir o máximo de detalhes sobre o que envolve a sua execução, como, por exemplo: recursos e quem serão os responsáveis envolvidos.

Faça um checklist 

Algumas vezes, para organização interna, somente a ordem de serviço pode não ser suficiente.

Nesses casos, é possível anexar um checklist do processo a ser seguido na prestação do serviço. Essa conferência aumenta a garantia de que tudo seja feito com cuidado, atenção e excelência!

Use a ordem de serviço online 

Integração é a palavra-chave quando se fala em ordem de serviço online: utilizando da tecnologia, é possível integrar agendas e também questões financeiras, agilizando o processo e evitando a perda de informações.

Além disso, você ainda tem a possibilidade de ter informações em tempo real, o que ajuda a organizar a equipe mais facilmente em caso de problemas, como cancelamentos, atrasos ou outras questões pertinentes ao negócio. 

Ordem de serviço: agilidade e organização para a sua empresa

Agora, você consegue compreender melhor o impacto da ordem de serviço no seu negócio. Quando feita da forma correta, ela proporciona benefícios para a empresa e também para o seu cliente.

Trazer essa ferramenta para a versão online contribui nesse sentido, já que permite que todos da empresa acessem a ordem de serviço, conheçam as informações e, portanto, saibam exatamente o que precisa ser feito. 

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